لا توجد دائماً ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل شيء بغض النظر عن طبيعة عملك أو مهنتك، ونتيجة لذلك دائماً ما تشعر بأنك تقضي الكثير من الوقت في إنجاز القليل من العمل، وهذا ليس جيداً لإنتاجيتك أو صحتك.

وجدت الأبحاث التي تحاول تحديد العلاقة بين ساعات العمل والإنتاجية أن إنتاجية الموظف تنخفض بشكل حاد بعد أسبوع عمل مدته 50 ساعة، وكلما زاد معدل ساعات العمل قلت الإنتاجية، لذلك بدلاً من التفكير في ساعات إضافية بعملك، يمكنك أن تصبح أكثر فاعلية في العمل من خلال التركيز على ما يهم حقاً، وتنظيم المهام.

تقول بيجي دنكان، وهي مدربة إنتاجية شخصية تساعد الأشخاص على تحسين كفاءتهم في العمل: “على المدى الطويل يمكن لسير العمل غير الفعال أن يجعل عملك أكثر صعوبة مما ينبغي، وإذا كنت ترغب في استعادة حياتك ولا تريد أن تقتلك وظيفتك فمن المهم أن تكون منظماً وتفهم أين يذهب وقتك”.

وفيما يلي أهم الأسباب التي تجعل عملك أكثر صعوبة، وما يجب أن تفعله للتغلب على ذلك:

– عدم وضوح الجدول الزمني للمهام اليومية: هل سبق لك أن وصلت إلى نهاية يوم عملك وتساءلت ماذا فعلت طول ساعات العمل؛ حيث إنك لم تنتهِ من التقرير الذي كان من المقرر تسليمه أمس، ومكتبك في حالة من الفوضى، وربما كنت تعمل لفترة أطول في محاولة للإنجاز ولكنك لم تنجز وبالتالي تشعر بالتوتر والقلق.

تقول دنكان: “ليس لديك أي فكرة عن المدة التي تستغرقها الأشياء، لذا أنت تقلل من شأن المهام التي تقوم بها، عليك أن تحلل كيف تقضي وقتك حتى تعرف إلى أين تذهب، وتحدد الوقت الذي تستغرقه أصغر المهام، وما الذي يعيق تحقيق ذلك، ومن المهم معرفة مقدار الوقت الضائع في أمر صغير، فعلى سبيل المثال، إذا كان شخص ما يقاطعك لطرح السؤال نفسه 5 مرات في اليوم”.

لذلك احتفظ بسجل وقت لمدة أسبوعين، قم بتدوين كل شيء تفعله أثناء وقت العمل، بالإضافة إلى ذلك لاحظ ما إذا كان كل نشاط مهماً أم لا.

– هناك فوضى في جهاز الكمبيوتر الخاص بك: بمجرد أن تعرف أين يذهب وقتك، يجب التركيز على تنظيم كل شيء من مكتبك وملفات الكمبيوتر إلى خزانة ملابسك والأدراج غير المرغوب فيها بالمنزل.

لا بد أن تعلم أن عدم التنظيم هو السبب في إهدار معظم وقتك؛ حيث يجعلك ذلك تقضي وقتاً طويلاً في البحث عن شيء ما لن تجده بسهولة، لذلك من المهم التخلي عن ساعتين أو ثلاث في نهاية الأسبوع لتنظيم حياتك.

– عدم تحديد الأولويات: ربما قمت بتسليم أحد التقارير المطلوبة منك في وقت متأخر لأنك أمضيت وقتاً طويلاً في مساعدة زميل على إصلاح جدول بياناته أو عمل أي شيء آخر ليس بأهمية التقرير المطلوب منك.

بمجرد أن يكون لديك صورة واضحة حول كيفية قضاء وقتك، وتنظم الأشياء الخاصة بك، فإن التحدي التالي هو استخدام ذلك الوقت الجديد بطريقة أفضل، لذلك كن مستعداً لتحديد أولوياتك.

يمكنك تحديد الأولويات بناء على ما سيعود عليك بعائد مادي أكثر، فعلي سبيل المثال حدد أي المهام التي ستؤثر على راتبك آخر الشهر، أو حدد أي المهام التي ستساعدك على الحصول على زيادة مادية، أو حدد أي العملاء الذين سيدفعون لك بدون أي متاعب، لابد أن تكون تلك هي أولوياتك.

– أنت تفوت الفرص التعليمية: تظهر كل يوم تقنيات وأجهزة جديدة لذلك من الضروري أن تحرص على تلقي التدريب المناسب على أي تكنولوجيا تستخدمها في عملك، فمهما تكن التكنولوجيا التي تتعامل معها كل يوم، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفية استخدامها بشكل أكثر كفاءة.